Errores habituales en la documentación de una compraventa inmobiliaria

Una compraventa puede avanzar con aparente normalidad durante semanas y complicarse justo cuando comprador y vendedor creen que prácticamente está cerrada.

A veces aparece una carga que no se había detectado, falta la firma de una de las personas titulares, un documento no refleja la situación actual del inmueble o las condiciones que se habían hablado no coinciden con lo que finalmente recoge el contrato.

Muchos de estos problemas no nacen en la notaría. Se originan bastante antes, cuando se empieza a trabajar con información incompleta, se da por bueno un documento sin comprobarlo o se deja para más adelante una cuestión que debería haberse aclarado al principio.

Por eso, una buena gestión documental no consiste únicamente en reunir papeles. Consiste en comprobar la información, detectar incidencias y mantener el expediente actualizado a medida que avanza la operación.

Antes de empezar: este artículo recoge errores y buenas prácticas habituales en la gestión documental de una compraventa de vivienda usada en España. Determinados requisitos pueden variar según la normativa autonómica y el derecho civil aplicable a cada operación.

El primer error: avanzar sin tener clara la situación de la propiedad

Antes de comercializar una vivienda es fundamental saber quién es realmente su propietario y quién puede intervenir en la operación.

En una compraventa aparentemente sencilla pueden existir varios titulares, un usufructo, una herencia todavía pendiente de formalizar, una representación mediante poder u otras circunstancias que condicionen quién debe prestar consentimiento.

El problema no está necesariamente en que exista alguna de estas situaciones. Muchas operaciones con herencias, copropiedades o poderes se realizan con absoluta normalidad.

El error aparece cuando se descubre demasiado tarde.

Por eso es importante diferenciar entre la información facilitada inicialmente por el propietario y la comprobación documental de esa información.

Antes de avanzar hacia compromisos con terceros resulta esencial trabajar con información suficientemente comprobada sobre quién puede disponer del inmueble, cuál es su situación registral y si existen cargas o circunstancias que puedan afectar a la operación.

En algunas comunidades autónomas determinadas comprobaciones forman parte, además, de obligaciones expresamente reguladas para los profesionales de la intermediación inmobiliaria. En otras, aunque la normativa no las formule exactamente del mismo modo, siguen siendo una práctica profesional fundamental para reducir riesgos y aportar seguridad a comprador y vendedor.

Trabajar con documentación que ya no refleja la situación actual

Otro problema frecuente es disponer de un documento correcto, pero que ya no ofrece suficiente seguridad sobre la situación existente en el momento en que se utiliza.

El caso más habitual es la nota simple.

La nota simple ofrece información sobre la titularidad, los derechos y las cargas que constan en el Registro en el momento en que se expide. Por tanto, una nota obtenida al iniciar la comercialización no permite asumir automáticamente que meses después la situación registral continúa siendo exactamente la misma.

Durante ese tiempo pueden haberse producido nuevos asientos que afecten a la finca.

Por eso, antes de avanzar hacia un compromiso importante con el comprador conviene trabajar con información registral suficientemente actualizada.

En la práctica, solicitar nueva información registral cuando ha transcurrido un periodo significativo desde la primera comprobación, o cuando existen circunstancias que aconsejan revisarla, puede ser una medida adecuada de control.

Cuando la operación llega a escritura pública, el notario realiza además su propia comprobación registral previa y solicita al Registro información sobre la titularidad y las cargas existentes.

Algo similar puede ocurrir con determinados certificados, documentos administrativos o información económica relacionada con la operación.

Por eso, el expediente no debería entenderse como una carpeta que se completa al principio y después permanece inalterada. A medida que la compraventa avanza, algunos documentos pueden necesitar actualización y determinadas comprobaciones pueden tener que repetirse.

Recibir documentación y darla automáticamente por buena

Este es probablemente uno de los errores más importantes.

El propietario puede entregar una escritura, una nota simple, recibos, certificados o cualquier otra documentación necesaria para comercializar la vivienda. Pero recibir esos documentos no significa que toda la información esté ya comprobada.

Puede haber datos que no coincidan, cargas que requieran aclaración, documentación incompleta o circunstancias que necesiten una revisión adicional.

Por eso conviene trabajar con una idea muy sencilla:

Recibir un documento no es lo mismo que verificarlo.

La práctica profesional no termina al guardar un archivo dentro del expediente.

En algunos territorios existen obligaciones específicas de comprobación para los profesionales de la intermediación inmobiliaria. Además, con carácter estatal, la Ley 12/2023 establece principios de información y transparencia y reconoce a la persona interesada en una vivienda el derecho a requerir, antes de formalizar la operación y de entregar cantidades a cuenta, determinada información sobre la vivienda y la operación.

Por tanto, comprobar la información, detectar posibles discrepancias y mantener el expediente actualizado forma parte de una gestión documental profesional.

En Qué documentos utiliza un agente inmobiliario durante una compraventa explicamos con más detalle cómo puede organizarse ese control documental.

Utilizar el mismo modelo para todas las operaciones

Las plantillas son necesarias. Permiten trabajar con mayor orden, mantener criterios comunes y evitar empezar cada documento desde cero.

El problema aparece cuando la plantilla sustituye al análisis de la operación.

No es lo mismo vender una vivienda libre de cargas que una vivienda hipotecada, procedente de una herencia, arrendada o cuya compra depende de financiación. La reserva, las arras o determinadas cláusulas del encargo pueden necesitar adaptaciones.

Un ejemplo claro son las arras: sus efectos dependen de lo que realmente se haya pactado y del régimen jurídico aplicable, por lo que no basta con utilizar un modelo estándar sin revisar su contenido.

La plantilla es una herramienta. No debería convertirse en un sustituto de la revisión profesional.Dejar acuerdos importantes fuera del expediente.

Dejar acuerdos importantes fuera del expediente

Durante una compraventa se producen muchas conversaciones.

El comprador plantea una propuesta. El propietario responde. Puede modificarse el precio, acordarse una fecha distinta para la firma, incluirse determinado mobiliario o aparecer una condición que no existía al principio.

Parte de estas conversaciones pueden producirse por teléfono, correo electrónico o mensajería.

El problema aparece cuando una decisión importante queda únicamente en una conversación y no se incorpora después al seguimiento de la operación y, cuando corresponda, al documento contractual adecuado.

Una modificación del precio, una condición relacionada con la financiación, la inclusión de una plaza de aparcamiento o una fecha concreta de entrega pueden parecer cuestiones perfectamente entendidas por todos hasta que, semanas más tarde, cada parte recuerda algo diferente.

Mantener la trazabilidad no significa convertir cada conversación en un contrato.

Significa dejar constancia de los acuerdos relevantes y asegurarse de que los documentos posteriores reflejan lo realmente pactado.

Lo que hoy resulta evidente para comprador, vendedor y agente puede no serlo dentro de varias semanas, especialmente cuando la operación ha pasado por diferentes negociaciones.

No controlar correctamente las cantidades entregadas

Cuando un comprador entrega dinero durante una operación, la documentación adquiere todavía más importancia.

Debe quedar claro quién entrega la cantidad, quién la recibe, por qué concepto se entrega, a qué operación corresponde y qué ocurrirá con ese dinero en función de la evolución de la propuesta.

Si el agente está autorizado para recibir cantidades por cuenta de alguna de las partes, esa facultad debe quedar claramente definida dentro de la relación profesional, además de respetarse los requisitos que resulten aplicables en cada territorio.

La Ley estatal de Vivienda reconoce además a la persona interesada el derecho a requerir, antes de formalizar una compraventa y antes de entregar cantidades a cuenta, determinada información mínima sobre la vivienda, sus características, la situación jurídica y las condiciones económicas de la operación. (Ley 12/2023)

El riesgo no está únicamente en perder un justificante.

Está en no poder explicar después con claridad qué dinero se entregó, quién lo recibió, para qué se entregó y cuál debía ser su destino.

Detectar los problemas cuando la notaría ya está esperando

Una de las situaciones más incómodas se produce cuando una incidencia documental aparece pocos días antes de la firma.

Puede faltar documentación que debía haberse solicitado antes, detectarse una carga que necesita gestión, existir un poder que requiere revisión o surgir una discrepancia sobre las condiciones de entrega de la vivienda.

Algunas incidencias son inevitables. Una operación inmobiliaria puede cambiar y siempre pueden aparecer circunstancias nuevas.

Lo que sí puede evitarse en muchos casos es que la revisión documental empiece demasiado tarde.

La preparación de la escritura debería ser la fase final de un control que ha acompañado toda la compraventa, no el momento en que se intenta reconstruir por primera vez todo lo ocurrido.

Cuando existe un expediente actualizado, resulta mucho más sencillo saber qué documentación se ha comprobado, qué cuestiones siguen pendientes y quién debe resolverlas antes de llegar a la firma.

Además, la comprobación registral que realiza el notario antes de la escritura no sustituye el trabajo previo del agente. Son momentos y funciones diferentes dentro de la operación.

Depender de correos, mensajes y memoria

Un agente puede llevar simultáneamente diferentes inmuebles, compradores, propietarios y operaciones.

Confiar en recordar qué se habló con cada persona o buscar la información cada vez entre correos electrónicos y conversaciones de WhatsApp puede funcionar mientras todo transcurre con normalidad.

El problema aparece cuando hay que reconstruir la operación.

¿Cuándo se modificó el precio? ¿Qué condición planteó el comprador? ¿Qué documento se envió? ¿Quién debía aportar determinada información? ¿Cuál era la última versión?

El expediente profesional debería permitir responder estas preguntas sin tener que reconstruir toda la historia desde cero.

La trazabilidad no es únicamente una cuestión administrativa. Es una forma de reducir errores y mantener el control cuando participan muchas personas y la operación se prolonga durante varias semanas o meses.

Dar por supuesto que «siempre se ha hecho así»

La experiencia es una de las herramientas más importantes de cualquier profesional inmobiliario.

Permite anticipar problemas, reconocer situaciones habituales y gestionar una operación con mayor agilidad.

Pero también puede aparecer un riesgo: convertir una práctica habitual en una norma automática.

La normativa cambia, los contratos evolucionan y dos compraventas que aparentemente se parecen pueden presentar diferencias importantes.

Además, determinadas obligaciones pueden variar según la comunidad autónoma o el derecho civil aplicable.

Por eso, disponer de procedimientos y modelos no elimina la necesidad de revisar cada expediente y reconocer cuándo una situación necesita asesoramiento jurídico, fiscal, técnico o notarial adicional.

Trabajar con método no significa complicar una operación sencilla.

Significa saber distinguir cuándo una operación es sencilla y cuándo deja de serlo.

Prevenir es más sencillo que corregir

Muchos errores documentales no provocan necesariamente que una compraventa fracase.

Pero pueden generar retrasos, nuevas gestiones, incertidumbre para las partes o situaciones que deben resolverse cuando comprador y vendedor ya han asumido compromisos.

Por eso resulta más eficaz detectar una incidencia cuando se abre el expediente que descubrirla cuando ya existe una reserva, unas arras o una fecha de notaría.

La documentación tiene precisamente esa función: permitir que la operación avance sobre información suficientemente comprobada y que cada nueva decisión se apoye en lo que ya se conoce.

El trabajo profesional no consiste en garantizar que nunca aparecerá un problema.

Consiste en reducir aquellos que podían haberse previsto y saber cómo actuar cuando aparece una situación que requiere una revisión adicional.

En resumen

Una compraventa no suele complicarse porque falte una carpeta llena de documentos.

Se complica cuando una información relevante no se comprueba, un cambio no queda reflejado, una incidencia se detecta demasiado tarde o un modelo se utiliza sin adaptarlo a las circunstancias reales de la operación.

Por eso, la gestión documental debe acompañar todo el proceso: desde la comprobación inicial de la propiedad hasta la reserva, las arras y la preparación de la escritura.

Un expediente actualizado permite detectar antes los problemas, mantener la trazabilidad de las decisiones y coordinar mejor a todas las personas implicadas.

La experiencia ayuda a saber qué puede ocurrir.

El procedimiento ayuda a que esa experiencia no dependa únicamente de la memoria o de que una operación se desarrolle exactamente como estaba previsto.

¿Necesitas apoyo ante una operación que se sale de lo habitual?

No todas las compraventas encajan en un modelo estándar.

Cuando aparecen dudas documentales, jurídicas o profesionales, disponer de asesoramiento permite analizar la situación antes de que el problema avance junto con la operación.

APIS ofrece a sus asociados asesoramiento, formación y respaldo profesional para afrontar con mayor seguridad las diferentes situaciones que pueden aparecer en el ejercicio de la actividad inmobiliaria.

LA TRASTIENDA INMOBILIARIA

¿Una nota simple antigua deja de ser válida?

La nota simple refleja la información registral existente en el momento de su expedición: titularidad, derechos y cargas vigentes en esa fecha. Por eso, más que hablar de una «caducidad» automática, conviene tener presente que la situación del Registro puede cambiar posteriormente. 

Cuando ha transcurrido tiempo desde la primera consulta o existen circunstancias que aconsejan una nueva revisión, obtener información registral actualizada puede ser una buena medida de control antes de asumir nuevos compromisos.

Además, antes de la escritura pública, el notario solicita información registral actualizada para comprobar la titularidad y las cargas existentes.

¿El agente puede limitarse a utilizar la documentación que le entrega el propietario?

Recibir la documentación no equivale a comprobarla.

Aunque las obligaciones concretas pueden variar según la normativa aplicable, verificar la información esencial del inmueble y detectar posibles discrepancias antes de avanzar en la operación es una medida básica de control profesional.

Además, la legislación estatal establece deberes de información y transparencia en las operaciones de vivienda.

¿Puede utilizarse siempre el mismo modelo de arras?

No es recomendable.

El contrato debe adaptarse a las circunstancias concretas de la compraventa y dejar claramente definidos la función de las arras y sus efectos.

Cuando se pactan arras penitenciales bajo el régimen del Código Civil, el comprador que desiste pierde la cantidad entregada y el vendedor que desiste debe devolverla duplicada. Pero esa finalidad debe quedar claramente reflejada y, cuando resulte aplicable un derecho civil especial o foral, habrá que revisar además su regulación específica.

¿Cuándo debe empezar a revisarse la documentación para la firma?

La revisión no debería comenzar cuando ya se ha fijado la notaría.

El expediente debe mantenerse actualizado durante toda la operación, de manera que, al aproximarse la escritura, puedan comprobarse nuevamente los documentos que lo requieran y resolverse con tiempo las cuestiones que continúen pendientes.